Les organisateurs de congrès ou de réunions savent qu’il y a un lien important entre le programme d’un évènement et son succès global. Il permet d’augmenter les inscriptions, d’obtenir des commandites et de récolter des commentaires élogieux de la part des participants. Saviez-vous que le thème et le contenu peuvent aussi aider les organisateurs à trouver la meilleure destination et le bon site pour leur évènement?
Virginie De Visscher d’Événements d’affaires Canada et Marie-Elaine Lemieux, déléguée commerciale auCentre des congrès de Québec, partagent leur expertise sur l’importance des industries et des contenus pour la sélection d’une destination de réunions et congrès.
Mme Lemieux a travaillé avec plusieurs membres du Cercle des ambassadeurs de Québec pour l’organisation d’évènements de secteurs clés, en particulier celui des sciences.
« Toutes les organisations ou associations de sciences partagent la mission d’aider leurs membres à faire avancer les connaissances dans un champ précis – souvent très précis, explique Mme Lemieux. Les experts restent membres de ces organisations tant et aussi longtemps que ces dernières demeurent utiles et pertinentes. Ce fait influence évidemment l’emplacement et le type de congrès que ces organisations mettent sur pied. »
Trois avantages pour un maximum d’impact
Mme Lemieux explique que certaines villes hébergent des centres de recherche et des industries hautement spécialisées sur lesquels les organisateurs d’évènements peuvent miser pour bâtir un programme impressionnant appuyé par des sujets forts.
Mme Lemieux prend comme exemple ACCESSE17, le congrès du leadership du Council of Engineering and Scientific Society Executives (CESSE), qui s’est tenu à Québec en juillet 2017. Pour bien exploiter le thème, Réinvention : imaginer les possibilités, l’équipe de gestion de l’évènement et le comité de programme devaient trouver des conférenciers capables de parler de ce sujet d’une façon engageante et enrichissante pour les délégués.
Ils ont donc invité Dominique Brown, président-directeur général de Chocolats Favoris, pour venir parler de son expérience de bâtisseur d’une entreprise de jeux vidéo devenue multimillionnaire, entreprise qu’il a plus tard vendue pour pouvoir se réinventer tout en réinventant aussi une industrie plutôt traditionnelle : celle du chocolat.
Les organisateurs ont aussi prévu un atelier-concert avec l’orchestre Les Violons du Roy pour montrer aux participants de quelle façon le travail d’un chef d’orchestre dirigeant des musiciens peut se traduire en un modèle pratique de gestion du leadership au sein de leur association ou organisation.
« Exploiter l’écosystème économique et éducationnel d’une destination peut vraiment servir à créer des expériences uniques, à obtenir plus d’argent des commanditaires et à attirer des conférenciers locaux. »
« Cette programmation a ravi les participants par son approche unique, précise Mme Lemieux. Je recommande fortement aux organisateurs d’évènements de travailler avec les représentants locaux pour déterminer si une industrie clé de la ville peut jouer un rôle actif dans la stratégie du contenu de leur congrès. »
Mme Lemieux souligne que la vitalité du réseau d’une ville hôte peut aussi servir à trouver des commanditaires. En choisissant une ville parce qu’elle a une forte concentration d’entreprises ou de centres de recherche dans un secteur donné, il sera plus facile de convaincre des commanditaires d’y participer, puisqu’ils pourront ainsi être visibles auprès du public qu’ils visent directement.
Le Canada : un leader pour aligner centres d’excellence et tourisme d’affaires
Pour comprendre à quel point la présence d’industries et de centres de recherche dans une ville donnée est un argument fort pour y tenir un évènement, rien de mieux qu’un exemple réel comme celui du Canada.
Pour faire sa place et attirer des conférences et congrès internationaux, Événements d’affaires Canada a d’abord sélectionné les principales priorités commerciales internationales du gouvernement du Canada, c’est-à-dire les secteurs clés où le pays a un avantage concurrentiel. Événements d’affaires Canada a ensuite choisi 23 villes hôtes du territoire canadien, des villes qui disposent de centres d’excellence, qui abritent des grappes de recherche et qui ont une industrie florissante dans un domaine spécialisé.
« Événements d’affaires Canada a en quelque sorte tracé, à travers tout le pays, les forces des sous-secteurs innovateurs de l’économie canadienne et les a alignées avec des villes hôtes qui disposent des infrastructures appropriées, y compris des sites d’évènements, des options d’hébergement et de transport pour satisfaire les besoins des rencontres et congrès internationaux », souligne Mme Lemieux.
De cette façon, Événements d’affaires Canada aide les organisateurs d’évènements à choisir le meilleur endroit possible pour tenir un congrès en fonction de son secteur, du sujet, du public cible et plus encore.
Le meilleur allié pour vos décisions : recherche et contacts locaux
Mme Lemieux suggère aux organisateurs d’évènements de commencer leur recherche d’une ville hôte en déterminant leur objectif comme celui d’augmenter l’effectif d’une organisation dans un domaine précis ou celui d’attirer une plus large clientèle qu’à leur édition précédente en élargissant le profil démographique de leurs participants.
Ensuite, il est bon de préparer un dossier sur chaque destination retenue en fonction de la pertinence de l’expertise, de l’industrie clé et de l’écosystème présents. Les organisateurs d’évènements doivent se demander ce que la ville hôte a d’unique et quelle est sa valeur ajoutée. De même, ils doivent savoir s’ils peuvent compter sur une aide locale pour développer le contenu et le programme de l’évènement.
« Les entreprises de destination d’évènements bien organisées sont une précieuse aide pour les organisateurs d’évènements, car elles peuvent rassembler les ressources locales pour créer des congrès ou des rencontres qui surprendront et raviront les délégués », conclut Mme Lemieux. Il ne faut jamais sous-estimer la portée de l’industrie et de la recherche d’une ville pour mettre sur pied un évènement dont les participants se souviendront longtemps!
L’importance du thème dans le choix d’un site d’évènements a d’abord fait l’objet d’une présentation, en juillet 2017, de la part de Marie-Elaine Lemieux du Centre des congrès de Québec et de Virginie De Visscher d’Événements d’affaires Canada au ACCESSE18 organisé par le CESSE.
