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5 trucs pour un évènement unique et à coût raisonnable

7 septembre 2018

Vous le savez, l’organisation d’un évènement peut être très coûteuse. Comment offrir un évènement WOW à vos invités sans faire exploser votre budget?

Voici cinq astuces pour vous aider dans la planification d’un évènement qui soit unique, mémorable et à moindre coût.

Le lieu

Le choix de l’emplacement est déterminant dans la planification d’un évènement. Avant d’arrêter votre choix, vérifiez quels sont les frais de location. Cela pourrait vous éviter bien de mauvaises surprises. Par exemple, n’hésitez pas à poser des questions sur l’utilisation du mobilier déjà en place, sur les frais de redevance pour ce qui est de la nourriture et de l’alcool, sur la main-d’œuvre disponible, sur l’accès à la salle, etc. Les réponses que vous obtiendrez auront certainement une incidence sur le coût total de votre évènement.

Le traiteur

Pour la sélection de votre traiteur, considérez les entreprises d’insertion sociale et professionnelle qui travaillent dans le secteur de la restauration. Ces entreprises proposent des produits de qualité, un service adapté à vos besoins, et le tout, à coût réduit.

Le temps

Le temps constitue un enjeu primordial dans l’organisation d’un évènement. Pour réduire les coûts, planifiez votre évènement longtemps à l’avance. De cette façon, vous éviterez d’oublier des éléments importants et de payer plus cher à la dernière minute. De plus, certains fournisseurs offrent des rabais pour des réservations à l’avance ou selon la période de l’année. Une certaine flexibilité dans vos dates peut s’avérer très avantageuse!

Les activités

Outre la nourriture et l’emplacement, les activités planifiées requièrent une part importante du budget. Pour réduire les coûts, faites appel à votre réseau. Par exemple, demandez à votre ami photographe d’organiser une activité de « photobooth » et à votre collègue comédien d’assurer la partie animation de l’évènement.

Le budget

Le succès d’un évènement repose, entre autres, sur une gestion étroite des finances. C’est donc important de fixer le montant que vous désirez investir dès le départ. Cela dictera le choix de vos fournisseurs et de vos activités. De plus, afin de bien répartir votre budget, établissez quelles sont vos priorités et où vous désirez obtenir le plus d’impact. Déterminez si vous préférez privilégier un environnement technologique, des activités à couper le souffle ou une expérience gastronomique.

Pour plus de conseils de professionnels pour des évènements d’affaires réussis, contactez l’équipe de Tourisme Laval!

Texte et photo tirés d’un article publié en ligne par Tourisme Laval