Signé Stéphane Parent – Le concierge marketing
Après plus de 20 ans à travailler en évènementiel je suis à même de constater ce qui attire la clientèle dans un évènement (voir aussi le texte : Que veulent les festivaliers et les participants à vos évènements ?). Si vous devez organiser un évènement à contenu, comme une conférence, un colloque ou un congrès, voici ma recette pour en garantir le succès. Cette démarche est inspirée des bons coups que j’ai observés chez mes clients et partenaires d’affaires durant toutes ces années.
Le secret est plus simple qu’on le pense. Ça tient plus de la démarche planifiée que de la magie. Gardez en tête que les participants veulent du contenu pertinent et de qualité.
COMMENT FAIRE ME DIREZ-VOUS ?
Voici selon moi, une recette en 7 étapes pour garantir la satisfaction de vos participants face au contenu de vos évènements. Petite précision importante, dans le présent texte quand on parle de contenu on fait référence aux présentations, aux conférenciers, aux documents vidéo et au matériel collatéral qui accompagne le tout.
1. Connaître son public cible
Quel que soit l’évènement, s’il n’y a personne c’est un échec. Il est donc vital que le public que vous ciblez se retrouve dans votre programmation et sente qu’il trouvera des réponses à ses questions. Pour élaborer un contenu adapté et pertinent (c’est ce que les gens cherchent) il faut les connaître et bien cerner leurs besoins. On se doit aussi de maîtriser le milieu dans lequel ils évoluent. C’est la base pour déterminer les défis auxquels ils font face. Vous devez documenter leurs besoins, leurs aspirations et les tendances qui vont les toucher dans un futur proche. Quand on est responsable d’une programmation on ne peut pas juste se fier à sont instinct. Il faut aussi posséder des données solides pour orienter nos décisions et justifier nos choix (voir le texte : Connaissez-vous vos clients ?)
2. Déterminer les objectifs
Avec les années c’est impressionnant de voir la quantité d’évènements que j’ai croisés où j’ai constaté l’absence de réflexions. Il est important de déterminer les fondements et les résultats souhaités. Tout organisateur devrait être en mesure de réponde aux questions suivantes : À quoi sert mon évènement ? À leur sortie, qu’est-ce que les participants devront avoir… ? Lors des présentations, on devra travailler sur quels aspects, défis ou enjeux ? En sachant à quoi vous voulez arriver, il sera plus facile de trouver comment vous y rendre. Pour vous aider, vous pouvez déterminer une thématique ou un axe précis à exploiter. La mise en place d’objectifs vous facilitera aussi la vie dans le processus d’évaluation des résultats.
3. Consulter
Même si on est bien établi dans notre domaine d’activités, il est important de consulter le public cible sur leurs besoins et enjeux réels. Trop souvent, les programmations évènementielles sont élaborées par des gens loin du terrain, qui sont rarement des praticiens. Le meilleur moyen de rapprocher ces deux grandes solitudes, c’est encore de consulter. Vous avez principalement 4 outils pour le faire: Le sondage traditionnel : relativement efficace selon les incitatifs que vous allez mettre en place. Gardez en tête que les gens répondent aux questions que vous leur posez. Ce qui implique que par cette méthode uniquement, il est difficile d’aller chercher les sous-entendus, les tendances cachées et les enjeux proches de la clientèle. Le comité consultatif : habituellement composé de différentes parties prenantes de votre organisation. Voici certaines suggestions sur les gens pouvant composer ce comité : administrateurs, clients, consultants, gens des médias, citoyens, bénévoles, membres, etc. Les réactions sur les médias sociaux : en publiant des choix de conférences ou des idées de sujets, vous pourriez ainsi tenir compte des commentaires, réactions et suggestions qui en découleront. Les tendances médiatiques : quel que soit le secteur économique dans lequel vous oeuvrez, il y a du contenu médiatique qui circule. Du reportage au dossier de fond ou à la tendance, vous trouverez des idées pour orienter vos choix de contenu et de conférencier. Par contre, faites attention de ne pas tomber dans le piège où tout le monde partage les mêmes conférenciers sur le même sujet. Soyez original svp.
4. Réduire les choix et valider
Nous vous recommandons de bâtir votre programmation par étapes : Donnez-en plus que le client en demande. Ayez plus de suggestions que de disponibilités de temps. Par exemple, si vous avez 6 blocs horaires, assurez-vous d’avoir 10 à 12 choix de contenu. Réduisez le nombre en choisissant les plus populaires. Ce qui implique que vous consulterez à nouveau par sondage ou avec votre groupe test. Gardez-vous une marge de manoeuvre. Si vous avez des difficultés à trouver un conférencier de qualité, ça vous laisse des options.
5. Choisir des pédagogues ou des vulgarisateurs
Rien n’est plus décevant que de participer à une conférence et ne rien comprendre parce que le conférencier est trop technique. Ou bien se rendre à un atelier où le présentateur ne fait que parler de ses bons coups et nous récite presque une info pub. Je sais que ces deux exemples vous sont familiers. Comment faire pour ne pas que ça arrive : Lorsque vous discutez avec le conférencier, parlez-lui de son approche, faites-vous expliquer les éléments techniques de sa présentation et finalement entendez-vous sur l’axe pédagogique à prendre. Il est important de leur transmettre les objectifs de votre évènement pour qu’ils comprennent les besoins de la clientèle devant eux.
6. Offrir un contenu exclusif et original
Même s’il est plus économique d’embaucher un conférencier qui a déjà une formation toute prête. Votre public appréciera encore plus si le contenu lui est propre et élaboré sur mesure pour lui. Il est donc pertinent de prévoir du temps pour que les conférenciers puissent développer leur présentation. Ne soyez pas à la dernière minute si vous tenez à présenter un produit de qualité. Nous vous recommandons aussi d’inclure de plus en plus d’activités de codéveloppement. Que ce soit par des ateliers, des échanges ou du mentorat. Plus que jamais les apprentissages par les pairs ont leur place dans ce type d’évènement
7. Vérifier, vérifier, vérifier
C’est souvent ici que beaucoup d’organisateurs d’évènements laissent tomber la balle. Quand vous organisez un congrès ou un colloque, vous avez la responsabilité de la qualité de ce qui est présenté. Vous vous devez de vérifier les éléments de contenu pour évaluer ses différentes composantes : Le format est-il lisible et bien présenté (« fautes », couleur …) ? Le contenu est-il promotionnel ou informationnel ? La technologie est-elle compatible avec vos lecteurs, projecteurs ? Le conférencier atteint-il les objectifs de la commande qui lui a été passée ? En faisant ces quelques vérifications de base, vous serez déjà en bonne position pour vous assurer d’un contenu de qualité.
En conclusion, l’offre évènementielle est de plus en plus grande et la demande de plus en plus exigeante. Assurez-vous de satisfaire vos participants en mettant en place les processus et la structure adéquate pour offrir le meilleur contenu possible. Vous verrez, ce sera apprécié et vous constaterez l’effet positif sur la satisfaction et la participation à vos évènements.
Source : Salon de l’évènement.com, Photo : Unsplash
