Lorsque vous organisez un évènement, des dizaines de choses peuvent ne pas se passer comme prévu. Généralement, seulement une ou deux arrivent réellement. La plupart d’entre elles sont liées à des questions techniques et certaines causeront des incidents mineurs, tandis que d’autres peuvent mettre en péril votre évènement. En tant qu’organisateur, vous devez être au courant de ces problèmes éventuels afin de trouver les solutions pour les résoudre s’ils surviennent au mauvais moment.
1. Les problèmes d’inscription et de contrôle
Fini l’époque à laquelle vous enregistriez les inscriptions avec une feuille et un stylo. Avec l’arrivée des solutions en ligne, la procédure d’inscription peut être préparée à l’avance, à distance, et partagée au plus grand nombre. Vos participants peuvent ainsi s’inscrire quand ils veulent, en quelques secondes, avec un téléphone ou un ordinateur.
Cela signe aussi la fin des files d’attente. Si vos participants se sont bien inscrits en ligne, vous n’avez plus qu’à contrôler leurs inscriptions avec l’application pour mobile WeezAccess – ou avec notre matériel professionnel si nécessaire. En cas de quelconque souci, une solution de repli consiste à imprimer la liste des participants automatiquement créée au fur et à mesure des inscriptions. Vous pourrez toujours, par la suite, entrer dans votre plateforme d’inscription les informations sur les participants présents à votre évènement.
2. Le matériel de vidéoprojection
Si votre évènement fait appel à des intervenants, il est probable que ces derniers diffusent des présentations Powerpoint ou Google Slides, ou même des vidéos. Il se peut même qu’ils fassent leur présentation à distance, via un logiciel de vidéo en livestreaming. Dans un monde parfait, la qualité vidéo et audio fonctionne à merveille grâce aux progrès des différentes technologies requises. Evidemment, ce n’est pas toujours le cas. Un faible débit internet peut par exemple provoquer un temps de chargement des vidéos trop long, voire complètement les bloquer.
Lorsque vous prévoyez de diffuser des vidéos provenant de YouTube ou d’autres plateformes, téléchargez-les au préalable sur votre disque dur ou sur une clé USB. Cela vous évitera bien des sueurs froides.
Enfin, si votre intervenant doit prendre la parole à distance en livestreaming, demandez-lui une vidéo pré-enregistrée que vous diffuserez uniquement en cas de souci majeur. Assurez-vous que la vidéo couvre alors les mêmes sujets et que sa durée soit équivalente à l’intervention prévue.
3. Les coupures de Wi-Fi
Afin d’éviter ce que vous redoutez le plus, à savoir une coupure de Wi-Fi, assurez-vous d’intégrer à votre équipe une personne à l’aise avec cette technologie et le matériel utilisé. Réduisez les risques en choisissant les prestataires les plus expérimentés du marché. Il n’y a rien de plus rassurant que de faire appel à des spécialistes. Ils pourront par exemple vous configurer un canal Wi-Fi de secours, au cas où le canal principal vous lâche. Estimez bien vos besoins – nombre de personnes et d’appareils connectés au Wi-Fi – pour que votre prestataire adapte au mieux son dispositif.
Il est fortement recommandé de lancer des tests de débit en amont de l’évènement. Une simple recherche « speed test » sur Google vous emmènera vers des outils gratuits et simples d’utilisation.
4. Les interférences radio
Les fréquences radio émises par les réseaux et le bluetooth des téléphones et d’autres appareils peuvent créer des interférences avec le réseau Wi-Fi. Corriger ces perturbations revient également à votre spécialiste des technologies informatiques.
5. Les zones sans réseau téléphonique
C’est excessivement énervant d’être dans un lieu où son téléphone ne capte pas. Vos participants seront sans aucun doute désagréablement surpris s’ils ne peuvent communiquer par appels ou par messages – que ce soit sur tout votre évènement ou sur une zone restreinte où ils passent beaucoup de temps. Une absence de réseau téléphonique peut également compliquer la communication entre les membres de votre staff, et ainsi faire baisser la qualité votre évènement. Testez les différentes zones de votre évènement afin de vous assurer que les téléphones captent partout. Si ce n’est pas le cas, corrigez ces soucis ou aménagez une zone dédiée où les téléphones captent parfaitement. Attention toutefois à la saturation du réseau si trop de personnes se regroupent au même endroit.
Une solution adaptée consiste à installer un amplificateur de signal, sous forme d’antenne. Ces appareils sont connus pour être efficaces.
Les soucis techniques peuvent se produire malgré une préparation optimale et des efforts importants. Comptez sur des solutions de repli et vous verrez que la plupart des incidents peuvent être résolus.
Source : Weezevent
