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Attirez plus de participants avec des concepts d’évènements tendance

17 juillet 2018

« Les évènements ordinaires n’ont vraiment plus la cote. Le temps où les participants se contentaient du rôle de simples spectateurs est révolu. Aujourd’hui, les délégués veulent prendre une part active aux évènements. En d’autres mots, engager les participants est la tendance forte. » Une question demeure toutefois : comment les planificateurs peuvent-ils créer des évènements qui se renouvellent, qui sont engageants – et même inspirants – tout en ayant un impact à long terme?

Frédéric Dallaire est concepteur d’évènements chez Freeman Audiovisuel Canada. Il est continuellement à l’affût des dernières tendances en matière d’évènements, surtout celles qui suscitent l’engagement des participants selon les tendances et meilleures pratiques.

Interaction entre conférenciers et participants

Grâce à la technologie, les interactions entre les participants d’un évènement n’ont jamais été aussi aisées. Les publications sur les médias sociaux, les vidéos, la ludification ou les votes en temps réel peuvent complètement transformer la dynamique d’un évènement.

« Nous avons, par exemple, récemment organisé un évènement au cours duquel le programme de la rencontre ou le sujet d’une plénière pouvaient changer pendant l’évènement, à partir du vote des participants présents sur le site, souligne M. Dallaire. Cela crée une expérience vraiment interactive. Le contenu s’adaptait aux intérêts réels des participants, ce qui en retour les amenait à écouter et à participer encore plus, et à mieux apprécier l’évènement dans son ensemble. » M. Dallaire souligne toutefois que ce type de programmes « adaptables » nécessite que les planificateurs et les conférenciers soient prêts pour différents scénarios – sur le plan du contenu et aussi de la présentation.

Tout tourne autour de la personnalisation

Crédit : Steve Deschesnes

Une autre grande tendance en matière de concept d’évènements est la personnalisation. « Disons qu’une entreprise tient une rencontre annuelle pour ses employés et partenaires. Les présentateurs ne doivent plus se contenter de parler de la valeur globale de la marque ou de ses succès. Ils doivent plutôt démontrer concrètement la valeur directe de la marque pour chaque type de participants. »

Dallaire explique que le concept Mix, inventé par Freeman, s’organise autour d’espaces-salons qui sont mis en place pendant l’évènement. Les participants peuvent visiter ses espaces au moment qui leur convient et choisir la présentation qu’ils veulent voir ou entendre. « C’est particulièrement utile pour les participants qui se sentent appelés dans différentes directions pendant un évènement. Ils peuvent profiter du contenu en fonction de leur horaire plutôt que de rater complètement une présentation ou d’avoir à jongler entre de multiples obligations. »

La façon de passer le message d’un évènement est aussi un élément clé sur lequel les organisateurs devraient mettre l’accent. « Par le passé, le message était adapté au médium, mais maintenant c’est le médium qui doit s’adapter au message », précise M. Dallaire. Autrement dit, les organisateurs d’évènements devraient se servir de différentes technologies, du décor de leur évènement et de l’animation comme moyens de faire passer leur message.

« Le truc est d’utiliser la stimulation sensorielle auditive, visuelle et tactile pour créer une combinaison qui se rapproche de la performance théâtrale, décrit M. Dallaire. Ça ajoute de la profondeur à l’évènement. »

Présentations multisensorielles

« Plus personne ne veut voir défiler des diapositives banales avec une musique de fond ennuyeuse aujourd’hui. Les organisateurs d’évènements ne peuvent dorénavant plus penser au décor, à l’audiovisuel, à la restauration et au divertissement comme étant des éléments séparés, car leur but est de créer une ambiance harmonieuse et enveloppante qui stimule les sens et qui véhicule la bonne information. »

Dallaire précise que c’est l’expérience globale des participants qui détermine la quantité d’informations qu’ils retiendront d’une présentation. Pour ce faire, une organisatrice d’évènements pourrait, par exemple, produire une vidéo promotionnelle du programme d’un évènement et inviter les fans sur les médias sociaux à transmettre leurs questions avant l’évènement. Ensuite, pendant la présentation du conférencier, elle pourrait afficher sur un écran les questions reçues et, sur un autre écran, des images évocatrices en guise de réponse. La musique de fond pourrait être liée au sujet en cours (par exemple au cours d’un évènement sur la planification urbaine, la pièce Where the streets have no name de U2 pourrait accompagner une présentation sur le défi des infrastructures routières).

(…)

« Le concept d’un évènement doit reposer sur le persona des participants, conclut M. Dallaire. Mais c’est grâce à une approche créative, à une utilisation judicieuse de technologies mixtes et à une contribution de différents fournisseurs qui travaillent ensemble sur un concept commun qu’un évènement et son programme restent longtemps gravés dans l’esprit des participants. »

Lisez ici cet article du 27 juin 2018 tiré du blog de Québec Destination Affaires.