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Comment choisir la date de son évènement ?

3 janvier 2020

Choisir une date représente un vraie casse-tête pour les organisateurs d’évènement, peu importe la taille et le secteur d’activité concernés. De nombreux paramètres entrent en jeu – aussi bien internes qu’externes à votre organisation. Depuis plus de 10 ans, nous suivons des milliers d’évènements et vous proposons donc quelques astuces pour bien choisir la date de votre évènement.

1. L’importance de la date parfaite

Cela semble logique mais faire une erreur en choisissant une « mauvaise date » peut avoir des répercussions désastreuses sur votre évènement. Par exemple, un évènement ayant lieu en même temps que d’autres évènements du même type, dans la même ville, avec le même public, pourrait attirer un nombre insuffisant de participants et ainsi avoir des conséquences négatives sur sa trésorerie – même si le budget était parfaitement établi.

2. Comment s’y prendre

Étudiez d’abord votre cible et ses habitudes. Un évènement qui veut attirer des étudiants doit s’adapter à leur rythme de vie et avoir plutôt lieu en fin de semaine, à partir du jeudi soir. Pour les familles, il est fortement conseillé d’organiser des évènements en week-end uniquement.

Ensuite, n’hésitez pas à tester des dates  – sans prendre de risques financiers – si vous organisez des évènements régulièrement et à plusieurs créneaux horaires différents. Par exemple, pour des ateliers ou cours du soir, vous pouvez proposer deux jours différents afin d’attirer un public différent et surtout pour tester l’attractivité de la date. Ne prenez pas de risques inutiles si vous pensez qu’une date ne convient pas, surtout si c’est pour un évènement unique.

N’oubliez pas votre bon sens. Ce sera toujours votre meilleur allié. Par exemple, on n’organise pas un évènement en extérieur en novembre – en France en tout cas. Malheureusement, il peut parfois y avoir de mauvaises surprises – comme de la pluie en juillet, c’est pour cela qu’il faut également anticiper les imprévus (cf. dernière partie de l’article).

3. Des outils pour vous aider

Observez les évènements qui vont avoir lieu autour du vôtre – sur Facebook par exemple. N’hésitez pas à également vous abonner aux pages Facebook qui relaient l’actualité des évènements similaires au vôtre. Vous pouvez aussi prendre contact avec ces organisateurs par le biais des réseaux sociaux afin d’être informé des dates de leurs prochains évènements.

Si vous organisez fréquemment des évènements dans une même ville, vous pouvez faire la démarche de créer un groupe Facebook avec ces organisateurs afin de centraliser toutes les informations. L’objectif est que tous les organisateurs d’évènements de cette ville soient au courant des évènements à venir. Tout le monde y est gagnant et cela évite que des évènements similaires soient organisés aux mêmes moments.

Les spécificités des évènements en extérieur

De plus en plus d’évènements sont organisés en extérieur, et c’est bien plus qu’une mode : open air, concerts, festivals, cinéma en plein air… Tous les types d’évènements se déclinent en plein air, pour que chacun retrouve un lien avec la nature !

Cependant, si ce format d’évènement plaît autant, il n’est pas sans risque pour ses organisateurs. Pensez donc toujours à une solution de repli :

  • Décaler la date – au préalable, prévenez les invités, mettez-vous d’accord avec tous les prestataires, et prévoyez les conditions de ce changement de date.
  • Préparer un plan B – un autre lieu, en intérieur. Attention cependant à ne pas verser d’arrhes, il ne faut pas que la solution de repli vous coûte trop cher !

Astuce : consultez très régulièrement Météo France car les prévisions peuvent changer à tout moment. Si vous désirez annuler ou reporter votre évènement, soyez certains que cette initiative n’aura pas de conséquences négatives sur votre trésorerie. N’annulez pas au dernier moment au risque d’avoir des problèmes avec vos prestataires qui auront engagé des frais – transport, matières premières, etc.

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Source : Weezevent