Source: Comment le nouveau monde du travail collaboratif est-il en train de réinventer les réunions ?, Dimitri Tsygalnitzky , Tom Travel, 6 mars 2024
Les manières de collaborer au sein des entreprises du tourisme ont été bousculées depuis 4 ans avec l’essor du télétravail et le développement de nouvelles technologies qui permettent d’échanger des informations sous de multiples formes. Dans ce contexte où chaque minute compte, les réunions ont dû évoluer pour répondre à un double enjeu : celui de la productivité pour l’employé d’une part, et la créativité et l’engagement des équipes d’autre part.
La moitié de notre temps au travail serait inefficace
Une étude de l’Harvard Business Review révèle que les cadres passent en moyenne 23 heures par semaine en réunions, contre à peine 10 heures dans les années 1960. Ce chiffre illustre l’inflation des réunions qui, mal gérées, peuvent devenir contre-productives et sources de frustration, quand une autre étude menée par Slack estime que le temps idéal de réunion ne devrait pas dépasser 2h par jour, soit les bonnes pratiques des années 60.
Parallèlement à cette statistique, une enquête menée par Microsoft met en lumière un taux de satisfaction décevant, avec seulement 35% des participants considérant les réunions comme efficaces et pertinentes.
Ces chiffres mettent en évidence la nécessité impérieuse de moderniser notre manière d’organiser les réunions, particulièrement cruciales pour l’évolution des entreprises dans un contexte marqué par l’essor du travail à distance, l’utilisation croissante d’outils collaboratifs numériques, et l’adoption de structures organisationnelles et de cultures managériales orientées vers l’efficience.
Des nouveaux formats de réunion éprouvés
Des entreprises de premier plan ont déjà commencé à innover dans ce domaine, adoptant des méthodes révolutionnaires pour optimiser le temps passé ensemble et améliorer la qualité des échanges :
Amazon, par exemple, a institué la pratique des « silent meetings » où, au lieu de débuter par des discussions, la réunion s’ouvre sur une période de lecture silencieuse d’une note de synthèse préparée à l’avance. Cette approche qui a été reprise lorsque j’étais chez FreeNow permet à tous les participants d’être pleinement informés et prêts à discuter de manière constructive dès le début de la réunion, et elle équilibre par ailleurs les temps de parole entre introvertis et extravertis.
ManoMano, le spécialiste du bricolage et du jardinage en ligne, a également repensé ses réunions en définissant trois formats distincts, adaptés à des objectifs précis : décider, brainstormer, ou informer. Cette clarification des objectifs permet de structurer les échanges et d’assurer que le temps passé en réunion soit véritablement productif et aligné sur les besoins de l’équipe.
Atlassian, qui fournit la plupart des sociétés de la tech pour faciliter la collaboration des équipes, a pour sa part mis en place le concept des « spikes » pour les réunions de brainstorming. Un « spike » est une période limitée pendant laquelle les participants explorent des idées et des solutions sans contrainte, avant de revenir à une discussion plus cadrée. Cette méthode favorise la créativité tout en veillant à ce que les réunions restent centrées sur l’obtention de résultats concrets.
Enfin de manière plus radicale Alan (Mutuelle) a carrément décidé de supprimer les réunions – après les avoir d’abord limité à 15 minutes – pour les remplacer par des notes écrites accessibles à tous via GitHub.
Ces exemples illustrent une tendance croissante à personnaliser les formats de réunion pour maximiser leur efficacité. En prenant en compte le coût cognitif et réel des réunions mal structurées, qui peuvent générer frustration et désengagement, repenser leur format devient une stratégie essentielle pour les leaders soucieux d’optimiser la performance de leur équipe.
Commencez dès à présent à optimiser le travail de vos équipes
Voici mes recommandations pratiques sur la base de toutes les bonnes – et mauvaises – pratiques observées en coaching d’équipe, mais aussi des milliers d’heures passées en réunions :
- Clarifier l’objectif de chaque réunion : Définissez clairement si l’objectif est de décider, de brainstormer, ou simplement d’informer, et choisissez le format en conséquence.
- Limiter la durée et la taille des réunions : Privilégiez des réunions de 30 ou 45 minutes et avec maximum 6 participants pour favoriser l’efficacité et la participation.
- Incorporer des lectures préalables : fournir des documents ou des notes de synthèse à lire en amont pour que tous les participants soient préparés et que le temps de réunion soit consacré à des discussions productives.
- Définir des rôles délégués : un gardien de l’objectif, un time keeper, un pousse-décision, un scribe, et comble de la perfection : un gardien des règles de bon fonctionnement qui surveillera l’écoute active, la participation de chacun, les manières d’interagir, etc.
- Partager un compte-rendu, qui pourra être partagé avec ceux qui n’ont pas participé pour des raisons de disponibilité ou d’efficacité en nombre de participants à la réunion.
La transformation des réunions, de simples rassemblements à des moments de collaboration efficace et significative, est fondamentale pour répondre aux défis du monde professionnel moderne. Elle reflète une volonté d’adaptation et d’amélioration continue, essentielle pour maintenir la cohésion et stimuler l’innovation au sein des entreprises.
