Extrait du texte du 28 ocotbre 2019 tiré du Guide de l’Organisateur.
Une bonne communication promotionnelle se base sur une stratégie en 3 temps. En effet, il est important de promouvoir votre évènement en amont, mais il est aussi indispensable de communiquer pendant et après!
La phase : Avant
Lorsqu’il s’agit de promouvoir un évènement, on ne sait pas toujours par où commencer, comment bien le faire et à quel moment débuter la communication. Voici une liste de points à prendre en compte pour vous guider dans votre planification.
Comment s’organiser?Commencez tôt! Lancer la campagne de communication bien avant l’évènement et espacer les courriels afin de ne pas être perçu comme un spam par le destinataire. Selon la portée de l’évènement, définissez un calendrier des communications cohérent et utilisez tous les supports nécessaires en alternant ceux-ci. Élaborez une stratégie de contenu efficace. Un message bien conçu et bien transmis touchera non seulement votre audience, mais sera aussi plus enclin à être partagé, devenant alors viral. C’est tout l’effet recherché. Préparez donc consciencieusement votre stratégie éditoriale. Enfin, pensez multicanal et adaptez-vous à votre cible.
Adaptez-vous à votre cible et communiquez par étapes
Peu importe le public visé, soyez attractif, clair et précis. N’oubliez pas que « 30,5% des destinataires suppriment les courriels sans les lire ». L’objet doit être percutant et doit inciter les lecteurs à en lire le contenu. Misez sur les informations nécessaires.
Lors de votre lancement, allez droit au but : le sujet de l’évènement, la date et le lieu. Si votre évènement nécessite des inscriptions de la part de vos futurs invités, profitez-en pour y insérer un call to action et incitez-les à s’inscrire directement à partir de cette première communication en mettant en avant un ou des éléments attractifs qui doivent séduire le public (intervenants réputés, thèmes séduisants…).
Il est donc primordial de structurer votre campagne en plusieurs messages et donc, de bien préparer en amont un calendrier d’envoi et de publications.
Quels canaux de communication utiliser?
Le traditionnel outil d’e-mailing
Il reste le point central de la période de préparation. Pour être efficace, il vous faudra disposer d’une base qualifiée de contacts et d’un courriel court et percutant. Un suivi et des relances périodiques doivent permettre de « transformer » un maximum de contacts en participants. L’e-mailing demeure une action marketing efficace. Surveillez les taux d’ouvertures et les taux de clics afin de mesurer la performance de vos messages et soignez le visuel du courriel.
Un mini site évènementiel
Créez un mini-site autour de l’évènement ou simplement une page dédiée sur votre site web. Cela vous permettra de bien organiser les différentes informations à communiquer (présentation de l’évènement et de votre organisation, la programmation, l’inscription et la billetterie en ligne, des informations pratiques). Bien référencé (attention aux mots clés, au contenu et à la structure des pages), ce site peut drainer un trafic qualifié et être le réceptacle de vos autres opérations de communication en ligne. Si vous n’avez pas cette possibilité ou les ressources nécessaires, mettez simplement votre site internet aux couleurs de votre évènement en ajoutant une bannière par exemple, renvoyant à la page Facebook de l’évènement et ajoutez-y des « boutons de partage » pour que l’information soit relayée. Changez également le bandeau de votre page Facebook institutionnelle pour promouvoir votre évènement.
L’application mobile
De plus en plus tendance, l’application mobile est un autre relais de communication efficace et pratique, selon votre budget et l’importance de votre évènement. Elle permet à vos futurs participants de s’informer et de consulter des contenus multimédias en toute mobilité. Renseignez-vous, prix de production a fortement chuté : aujourd’hui, on peut avoir son application mobile pour un évènement pour moins de 3 000 dollars.
Les réseaux sociaux
Dans un premier temps, sélectionnez stratégiquement les plateformes sur lesquelles vous souhaitez communiquer et promouvoir votre évènement. Pensez à vos objectifs et à votre cible. Qui est-elle ? Qu’attend-elle de vous ? Quels contenus apprécie-t-elle consommer ? Sur quelles plateformes ? Facebook par exemple sera davantage utilisé dans une démarche BtoC, alors que LinkedIn vous permettra de cibler un public de professionnels. Twitter et son fil d’actualité en temps réel restera incontournable quel que soit le type d’évènement. Instagram, réseau social en pleine croissance et générant le plus d’engagement, sera votre principal levier pour le partage de photos et de visuels.
Aussi, pensez au hashtag qui a un double avantage dans la promotion d’un évènement sur les réseaux sociaux. D’abord, il vous permettra de suivre et analyser tout ce qu’il se dit avant, pendant et après votre évènement, ensuite, il va vous permettre de renforcer l’image de votre évènement.
Pour inciter les participants à utiliser votre hashtag, n’hésitez pas à l’utiliser pour communiquer sur tout ce que vous faites. Dans chacun de vos posts sur les réseaux sociaux, sur vos visuels, sur le lieu de l’évènement, etc…
N’oubliez pas que la publicité Facebook est possible selon votre budget et très intéressante pour promouvoir votre page. Vous pouvez toucher une audience encore plus importante, au-delà de votre communauté. Vous pouvez ainsi cibler les amis de vos amis, et même encore les amis de leurs amis du sexe masculin, qui font du 46 qui ont un chat noir!
Diversifiez votre contenu et variez la forme tout en étant attractif et intéressant. Mais, ne postez pas tous les jours, votre audience finira par fuir votre évènement!
Les médias
Si vous ciblez une audience professionnelle consultant un média de référence de votre secteur, vous pouvez essayer d’obtenir un article ou une publicité dans cette publication pour donner encore plus de résonnance à votre évènement. L’article apparaît également comme une preuve supplémentaire de la légitimité de votre rendez-vous. Rédigez un communiqué de presse et envoyez-le aux médias (spécialisés) concernés. Inscrivez votre évènement dans les calendriers d’évènements des sites Web (de nouvelles) liés à votre industrie (certains le feront gratuitement, d’autres vous demanderont une petite somme d’argent).
Les annonces radio
Les médias plus traditionnels, tels que la radio a aussi une portée non négligeable en termes de communication. Avoir une annonce diffusée à la radio est très bénéfique pour votre campagne, car des centaines de milliers de personnes sont branchées à leurs appareils en permanence, que ce soit en auto, au travail ou à la maison. Ces capsules sont diffusées plusieurs fois par jour afin d’obtenir un résultat efficace auprès des auditeurs.
Les ambassadeurs
Au sein de votre évènement se trouvent des commanditaires, collaborateurs, intervenants, partenaires. Toutes ces personnes peuvent contribuer à votre stratégie de communication. Aidez-les en leur fournissant par exemple un kit de communication avec des visuels, des phrases préfaites, des posts réseaux sociaux déjà définis, une signature de courriel. Bref, facilitez-leur la vie pour les encourager à diffuser votre annonce et élargir votre cible.
Quelques astuces…
Relancez avec modération
La relance est nécessaire et s’avère souvent productive. Pour une relance efficace, veuillez espacer les envois. Ciblez la phase la plus importante dans votre processus et relancez vos participants à ce sujet. Dans le cas où la phase d’inscription est primordiale, n’hésitez pas à envoyer un courriel de relance dans les 5 à 7 jours.
Avez-vous pensé aux partenariats locaux?
La collaboration avec des entreprises locales (restaurants, boutiques) en tant que commanditaires ou prestataires peut s’avérer fructueuse. En échange d’une visibilité et d’une présence face à vos participants, les partenariats locaux renforceront l’attachement de votre évènement à la communauté et la connexion des participants à votre destination.
Diffusez l’information partout autour de vous
Laissez l’évènement parler de lui-même! Ne manquez pas une occasion d’en parler à vos amis, famille, collèges et connaissances et encouragez-les à en faire de même. Le marketing de bouche-à-oreille peut générer un nombre de participants non négligeable.
Faites du teasing!
Jouez sur le suspense et l’interactivité avec vos futurs participants. Partagez des nouveautés concernant l’organisation de votre évènement ou faites-leur deviner quelle personnalité sera parmi vous. Vous pouvez aussi organiser un concours pour faire gagner des goodies ou obtenir une invitation gratuite.
Faites appel à un influenceur
Avez-vous déjà pensé à faire appel à un influenceur pour promouvoir votre évènement?
Trois avantages non négligeables peuvent en découler : un gain de visibilité (grâce à la notoriété des influenceurs), un gain de temps (retombées presque immédiates) et un gain d’argent (le cachet demandé par les influenceurs est variable, mais, ayant une réelle connexion avec sa communauté qui saura parfaitement mettre votre évènement en avant, votre retour sur investissement devrait être maximal.
Communiquez de façon transversale
Certains peuvent être abonnés à la page de votre organisation, d’autres à la page de l’évènement et d’autres encore peuvent avoir reçu l’invitation à l’évènement. Cela fait 3 points d’entrée différents, avec des abonnés différents. Ne partez pas du principe que ce sont les mêmes personnes! Si vous partagez un statut important sur votre page Facebook, faites la même chose sur l’évènement. Modifiez légèrement le contenu (pour que celui qui est abonné à la page et à l’évènement ne subisse pas le copier-coller).
Soyez créatif grâce à la vidéo
Une minute de vidéo suffit à partager des dizaines d’idées, informations et visuels et dynamise votre promotion. Ce format, très apprécié, permet de capter l’attention de votre auditoire. Postez-la sur Facebook, les vidéos sont jouées automatiquement dans son fil d’actualité, ce qui attire l’oeil de l’utilisateur immédiatement. Gardez en tête que la majorité des vidéos se lancent sans même avoir le son. Le son arrivera uniquement après que l’utilisateur ait cliqué sur la vidéo. Alors, faites une vidéo qui parle d’elle-même, avec des images et du texte attrayants. Vous pourrez compléter votre site internet avec ces vidéos de promotion de vos évènements, et attirer vos futurs clients tout en améliorant votre image de marque. De plus, votre marque se différenciera comme innovante et moderne, car oui, ses actions s’inscrivent dans l’ère du temps.
