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N’oubliez surtout pas les détails logistiques

7 octobre 2018

Aujourd’hui, plus de la moitié de la recette d’un évènement gagnant repose sur des détails logistiques. « L’endroit, la date, l’heure, y compris le stationnement et l’accès à des taxis comptent pour au moins 50 % de la réussite de l’évènement », soutient Noémie Lachapelle, directrice des évènements chez Bicom, une entreprise qui gère plus de cinq évènements de tout genre par mois, pour sa clientèle montréalaise et torontoise.

« Si vos participants gardent le souvenir d’avoir tourné en rond pendant 45 minutes pour se stationner, vous risquez de ne pas les revoir lors des rendez-vous subséquents », tient à préciser Katia Dahan, de l’agence Concept Duo. « Mieux vaut offrir, dit-elle, un service de voiturier ou négocier un tarif préférentiel avec les gestionnaires des stationnements avoisinants du lieu de votre activité pour faciliter l’accès aux invités. »

Avant d’établir une date, il faut s’assurer qu’elle n’entrera pas en conflit avec un autre évènement qui attire le même public, avertissent les planificateurs interrogés pour ce dossier. Et à moins qu’un festival ou tout autre type de fête en ville ne serve d’élément d’attraction, mieux vaut y penser deux fois avant de conjuguer un évènement avec un autre rassemblement de foule qui augmentera la congestion et sans doute le prix des chambres d’hôtel.

Néanmoins, le fait de jumeler l’évènement à un autre rendez-vous de plus grande envergure peut tout de même servir de levier d’inscription, nuance Béatrice Javaudin, fondatrice de Clientis, une agence qui offre notamment des services de commercialisation et de support évènementiel.

L’Association des hôteliers du Québec (AHQ), souligne-t-elle, a tenu l’année dernière son congrès annuel juste avant le début du congrès de l’Association mondiale pour la formation hôtelière et touristique.

Cet évènement, qui regroupe habituellement un peu plus de 200 délégués internationaux pendant trois jours, se déroulait à Montréal en novembre dernier. « Du coup, l’AHQ a réussi à attirer 33 % de participants de plus qu’au cours de ses congrès précédents », indique Béatrice Javaudin.

« Tenir compte de l’historique du climat dont fait l’objet la ville n’est pas non plus un facteur à négliger », ajoute Daniel Lamoureux, qui siège au comité de sélection de l’Association canadienne d’agrimarketing pour les destinations congrès de l’organisme. Un évènement qui se déroule sous les moins 20 degrés Celsius ou dans une zone fortement touchée par les tempêtes de neige, risque de réduire le nombre de joueurs.

Texte de Claudine Hébert tiré du Dossier Réunion et congrès Les Affaires paru le 8 septembre 2018.

Pour en savoir plus

Photo à la une : Bourse d’affaires de l’APCQ à Québec, juin 2018, NH Photographes.