Texte tiré de l’infolettre du 15 janvier 2020 de MERCI – Le planificateur.
L’un des points les plus importants lors de l’organisation d’un évènement est la sélection du site. Il s’agit de la base de l’évènement et de là proviennent tous les autres composants de l’évènement, en particulier si les organisateurs projettent la participation de nombreux fournisseurs. Lorsque vous réservez un site, il est important de bien connaitre ses règles, car celles-ci détermineront avec quels fournisseurs vous pourrez travailler. Plusieurs planificateurs sont très attachés à leur fournisseur en audio-visuel ou à leur traiteur, par exemple. Il est donc important de sélectionner un site où on le permettra.
Voici une liste de 25 questions qui pourront vous aider à sélectionner le site parfait pour vos besoins.
- Quelle est la capacité légale?
- Quel est le coût du site?
- Qu’est-ce qui est compris dans le prix de location?
- Qu’est-ce qui n’est pas compris dans le prix de location?
- Quel sont les autres coûts associés à ce site?
- Existe-t-il un montant minimum pour l’alcool et la nourriture?
- Quelles sont les modalités de dépôt et de paiement pour le site?
- Quelles sont les politiques en cas d’annulation?
- Vous permet-on d’engager un traiteur externe?
- Les fournisseurs venant de l’extérieur sont-ils exclus? si oui, lesquels?
- Un service de bar est-il fourni?
- Pouvez-vous faire affaire avec votre propre service de bar?
- Quand pouvez-vous entrer pour faire votre installation, existe-il un coût additionnel?
- Que devez-vous louer : vaisselle, verres, chaises, tables, meubles, audio-visuel, décor?
- Combien de temps est alloué pour effectuer le démontage?
- Y a-t-il de la main d’oeuvre à votre disposition (bar, sécurité, vestiaire, serveurs, coordinateur)?
- Demande-t-on un certificat d’assurance?
- Le site est-il accessible par transport en commun et comment vos invités arriveront-ils? Quelles sont les conditions habituelles du trafic pour s’y rendre?
- Le stationnement est-il fourni?
- Le stationnement est-il payant?
- Le site loue-t-il à plusieurs groupes simultanément?
- Le site offre-t-il des caractéristiques uniques?
- Est-ce qu’on vous impose des restrictions au niveau des horaires, début/fin?
- Des licences ou des permis sont-ils requis?
- Et finalement, est-ce que les propriétaires du site vous donnent l’impression d’apprécier votre clientèle? Si ce n’est pas le cas, cherchez un autre site où l’on saura l’apprécier.
Pour plus d’astuces pour l’organisation de vos évènements.
