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Repenser le design des conférences et réunions avec Meetovation

5 mai 2016

Une analyse rédigée par Chantal Nault, Réseau de veille en tourisme, Chaire de tourisme Transat

Découvrez Meetovation, un concept danois de design de réunions qui engage activement les participants, et offre une approche créative pour concevoir des rencontres plus efficaces et responsables. Laissez-vous guider à travers cette démarche… « to Meet and Motivate »!

Vous êtes-vous déjà senti glisser dans les bras de Morphée au cours d’une journée de conférences, particulièrement après un repas trop lourd? Vous arrive-t-il d’être tenté de consulter vos courriels ou d’envoyer des textos, plutôt que de vous concentrer sur les propos du conférencier? Si la réponse est oui, c’est que les événements auxquels vous assistez n’intègrent pas les principes de Meetovation.

Un concept unique
Lors du plus récent événement de l’association Meeting Professionals International (MPI) qui s’est tenu à Copenhague du 7 au 9 février dernier, les concepteurs de réunion chevronnés Ann Hansen et Bo Kruger, ont fait vivre aux participants l’expérience « Meetovation ». Ce concept de design de réunion qui rompt avec les façons de faire traditionnelles repose sur quatre piliers qui, ensemble, créent de meilleures conditions d’apprentissage et augmentent dès lors la rentabilité de l’investissement :

  • la participation active des délégués;
  • l’utilisation créative de l’environnement physique;
  • la pensée durable et responsable;
  • l’inspiration authentique et locale.
Participation active des délégués
Les délégués d’aujourd’hui ne sont plus intéressés par une communication à sens unique. Ils souhaitent partager leurs idées plutôt qu’écouter passivement. Pour ce faire, les événements basés sur le concept danois proposent des miniconférences, de dix à quinze minutes et des séances de travail en groupes restreints, propices au partage des connaissances et des compétences, le tout entrecoupé d’activités de groupe pour dynamiser les troupes.

Lors de l’European Meetings & Events Conference, entre autres, les participants ont pu assister à des EduLabs aux formats plutôt spéciaux. Pick-a-brain, par exemple, mettait sur la sellette un panel de délégués volontaires qui avait accepté de répondre aux questions d’un animateur et des autres participants, afin de partager leur expertise en conception d’événements. D’autres personnes ont joué aux blocs Lego et ont construit des tours avec des spaghettis lors d’ateliers de formation, avant de se lancer dans des discussions soutenues, entremêlées de présentations d’experts-conférenciers.

La participation active n’est pas l’apanage des groupes restreints comme l’ont démontré les animateurs de l’EMEC. En effet, ils ont réussi à faire bouger plus de 250 invités à la fois en lançant des ballons de plage dans la foule, en organisant une bataille « boules de neige » en papier froissé — nous sommes au Danemark après tout! — et en invitant les participants à une partie de devinettes, le tout dans le but avoué de redonner de l’énergie aux participants et de les aider à briser la glace pour mieux travailler ensemble par la suite. Et ça fonctionne très bien!

Environnement créatif 
Meetovation utilise les installations de manière à soutenir l’objectif global de la réunion et à créer un environnement stimulant; une ambiance propice aux interactions entre les participants (meubles confortables, lumière colorée ou tamisée, musique, etc.). La configuration de la salle principale de l’EMEC n’avait rien de conventionnel : canapés, bancs recouverts de peaux de mouton, chaises pivotantes, poufs disposés sous un éclairage rouge et musique invitant à la rencontre et à la discussion. Derrière les présentateurs et conférenciers, une bibliothèque garnie d’objets à l’image de la destination, où chacun des orateurs était invité à laisser un élément déterminant de sa présentation : un bon moyen de se remémorer les moments marquants de la conférence.

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