1. Fixez un ordre du jour
Pour réussir une réunion, vous devez d’abord fixer un ordre du jour et le faire parvenir aux participants au moins 24 heures à l’avance. En précisant au préalable les objectifs à atteindre, vous permettez aux personnes d’arriver préparées et favorisez ainsi leur prise de parole.
2. Commencez par le plus important
Lorsque vous établirez l’ordre du jour, pensez à placer les sujets les plus urgents ou sensibles au début de la réunion pour éviter qu’ils ne soient relégués à la fin des échanges, au moment où l’attention des participants décline.
3. Préparez la réunion
Le manque de préparation se veut bien souvent la cause principale de l’inefficacité des réunions. Préparez donc la rencontre dans les moindres détails et agrémentez-la de représentations graphiques, de phrases-clés, etc. Pensez aussi à recueillir en amont tous les documents qui alimenteront les discussions.
4. Conviez les bons participants
Cela peut paraître évident, mais n’invitez aux rencontres que les individus dont la présence vous semble obligatoire. Inutile en effet de convoquer tout le personnel d’un service ou tous les membres d’une équipe, si les sujets évoqués durant la réunion n’en concernent que quelques-uns.
5. Trouvez le lieu idéal
Vous n’y avez peut-être jamais pensé, mais l’endroit où se tient la raconte a aussi son importance. Une salle médiocre et mal éclairée nuira certainement à la productivité et à la qualité des discussions. Si vous souhaitez encourager le dialogue et la créativité, vous avez intérêt à choisir avec attention le lieu du rendez-vous. Montréal regorge de sites inspirants où organiser une réunion d’affaires. Informez-vous !
6. Favorisez les échanges
Sans que vous ayez systématiquement besoin de faire un tour de table pour obliger chaque participant à se prononcer, encouragez chacun d’entre eux à s’exprimer et à partager leurs idées. N’hésitez pas non plus à interrompre les personnes qui monopolisent la parole ou encore celles qui s’éloignent du sujet.
7. Respectez l’horaire
Les réunions qui traînent en longueur amènent les participants à perdre leur patience et leur concentration. Si vous souhaitez que votre rencontre soit productive, évitez que celle-ci ne s’étire pour rien. Commencez et terminez à l’heure, et pensez à limiter le temps consacré à chaque point.
8. Brisez la routine
Une rencontre professionnelle doit-elle nécessairement se dérouler dans une salle de réunion, autour d’une grande table ? Pas forcément ! Faites donc preuve d’originalité dans l’organisation de vos réunions et n’hésitez pas à varier les lieux pour les pimenter.
9. Introduisez des pauses
Si la rencontre doit durer plus de 60 minutes, prévoyez des pauses de 10 minutes pour chaque heure. Ces temps d’arrêt vont permettre aux participants de bouger, d’aérer leurs esprits et de prendre leurs messages. De cette manière, ils resteront alertes et productifs tout au long de la réunion.
10. Prévoyez un compte rendu
À l’issue de la réunion, un compte rendu détaillé des discussions et des décisions prises devrait être rédigé et envoyé à chaque participant et aux collaborateurs non présents mais concernés indirectement. Pour cela, une personne qui assiste à la rencontre peut être chargée de prendre des notes pendant sa tenue.