Organiser un évènement d’entreprise réussi commence par la sélection de la destination appropriée. Le choix de l’endroit où se déroulera votre évènement peut avoir un impact significatif sur son succès. Cependant, avec tant de destinations possibles au Québec, il peut être difficile de décider laquelle convient le mieux à vos besoins. Dans cet article, nous vous fournirons un guide étape par étape pour vous aider à choisir la destination parfaite pour votre évènement d’entreprise !
Étape 1 : Clarifiez vos objectifs
La première étape dans le processus de sélection d’une destination est de clarifier vos objectifs pour l’évènement. Que voulez-vous accomplir ? Est-ce une réunion stratégique, une conférence, un voyage de récompense pour les employés, un salon professionnel ? La nature de votre évènement influencera le type de destination qui convient le mieux. Par exemple, une réunion de direction nécessitera probablement une destination calme et propice à la réflexion, tandis qu’une conférence pourrait nécessiter une ville animée avec une excellente infrastructure de conférence.
Étape 2 : Considérez votre public cible
Pensez à votre public. Où se trouvent vos participants potentiels ? Si votre public cible est principalement local, une destination proche de votre siège social peut être idéale. Cependant, si votre évènement attire des participants du monde entier, vous devrez peut-être opter pour une destination internationale avec un accès facile aux aéroports.
Étape 3 : Définissez votre budget
Le budget est un facteur critique dans le choix de la destination. Déterminez combien vous pouvez dépenser pour l’emplacement, y compris les coûts de voyage, d’hébergement et de restauration. Gardez à l’esprit que certaines destinations peuvent être beaucoup plus coûteuses que d’autres, en fonction de la saison, de la demande et de la localisation géographique.
Étape 4 : Explorez les infrastructures locales
Assurez-vous que la destination choisie offre les infrastructures nécessaires pour votre évènement. Recherchez des lieux de réunion appropriés, des hôtels en nombre suffisant, des restaurants et des activités pour les participants. De plus, vérifiez la disponibilité des services de transport, tels que les aéroports et les transports en commun.
Le site de Tourisme d’Affaires Québec offre d’ailleurs un répertoire des salles par région touristique.
Étape 5 : Tenez compte de la saison
La saison de votre évènement peut avoir un impact significatif sur le choix de la destination. Par exemple, une infrastructure au bord de l’eau peut être idéale pour un évènement estival, mais elle pourrait ne pas être aussi attrayante en hiver. Pensez à la météo et aux conditions saisonnières pour vous assurer que votre destination est agréable à la période de votre évènement.
Étape 6 : Demandez des recommandations et effectuez des recherches
Consultez des collègues de l’industrie, des contacts dans d’autres entreprises et des professionnels du tourisme d’affaires pour obtenir des recommandations. Vous pouvez également lire des critiques en ligne, consulter des blogues de voyage d’affaires et utiliser des outils de recherche pour affiner votre liste de destinations potentielles.
Étape 7 : Analysez les avantages et les inconvénients
Dressez une liste des avantages et des inconvénients de chaque destination potentielle en fonction de vos critères. Évaluez les coûts, la commodité, la disponibilité des infrastructures et d’autres facteurs importants pour votre évènement.
Étape 8 : Prenez votre décision
Une fois que vous avez suivi ces étapes, vous serez en mesure de prendre une décision éclairée sur la destination idéale pour votre évènement d’entreprise. Assurez-vous de réserver les lieux et les services nécessaires à l’avance pour garantir le succès de votre évènement. Il est aussi crucial d’avoir une alternative, dans le cas où votre choix principal ne fonctionne pas.
En suivant ce guide étape par étape, vous pouvez choisir la destination parfaite pour votre évènement d’entreprise, en veillant à ce qu’elle réponde à vos objectifs, à votre public et à votre budget, tout en offrant une expérience mémorable à vos participants. Bonne planification !
N'oubliez pas que Tourisme d'Affaires Québec organise la prochaine édition de sa bourse touristique d'affaires le mercredi 29 novembre à 9h, dans l’espace OASIS immersion situé au rez-de-chaussée du Palais des congrès de Montréal. Ce sera le moment idéal de venir réserver des salles pour vos prochains évènements. Ne manquez pas cette opportunité de découvrir les meilleures options pour vos futurs évènements d'entreprises. Venez rencontrer plus de 70 destinations et sites évènementiels de partout au Québec !
